不論大中小企,都免不了要開會傾公事,不過,當Tesla、Space X 的創辦人Elon Musk也 公開表示:「No large meetings. No frequent meetings.」那麼,不時需召開會議的「Ger 級」頭目,可能是時候去仔細考量,那些大會接小會、一直忙着的開會文化,到底能為公司帶來多少效益 ? 一場會議又應怎樣安排,才可為企業和工作團隊,創造最理想效能 ? 

搞不懂「會議成本」,公司就會虧本

日本傳奇性創業家金川顯教在他的近作《會賺錢 的人,說話永遠二選一》提到,每家公司對每項營運項 目,例如招聘、採購、物流等,都會作出很透徹的成本 分析,卻甚少有人會去計算開一次會的成本,他表示, 其實只要將與會者的時薪,乘以開會時間,就知成本是 多少;如是者,這個會議是否合乎企業成本效益(Cost Effectiveness),亦一目了然。 

具建設性的開會文化

他以一個10人 會議為例,假如參 與者包括:部長1 名、課長1名、主 任2名、普通職員6 名;部長的時薪是 5,000日圓、課長的 時薪3,500日圓、主 任2,500日圓、一般 職員2,000日圓,會 議為時1小時,即 這場會議的成本總 共25,500日圓(約 港幣1,800元); 若然會後的定案無 法令公司產生超過 25,500日圓利益的話,即代表開這個會其實是在燒銀紙,令公司虧本。 當明白到開會也有成本,負責召開會議的人,就應 從成本效益出發,為公司訂立出真正具建設性的開會文化,而不是那些簽到式的「陪聽陪坐」例行大會。 

大開會文化,企業龍頭都在FOLLOW

為了令會議符合成本效益,避免浪費人力資源,不 少企業巨頭,包括Elon Musk及Amazon.com創辦人Jeff Bezos,在需要舉行會議時,都有其一套以「斷捨離」 為依歸的原則,值得管理層斟酌。 

將時間管理概念,帶入會議室

有關注意廣度(Attention Span)的研究報告顯示,一個成年人的專注力,一般只維持在30分鐘,換言 之,會議能在這段時間內完成,最為理想,否則,亦最 好以1小時為上限。 

為免會議冗長,令疲累的大腦不停追問:「這場會 議到底何時才結束?」HBO團隊每次開會時,都會設一 個計時器,提醒發言者長話短說,交代重點。這種將時 間管理(Time Management)觀念帶入會議室的做法, 可大為減少與會者將議題東拉西扯,甚至離題的問題。 當會議內容充滿養分時,團隊自然會將全副精神集中在 Agenda,不那麼容易分心;另外,大家亦不會因開會 時間長又長,而耽誤了應要處理的工作。 

開會時辰,應迴避工作戰鬥力最強時段

另一個和時間相關的會議安排,是將開會時間留待下午3時之後。根據團隊協作管理平台Redbooth發表 的調查所示,上班族生產力的高峰黃金時段,是中午之 前,之後工作效率會逐漸下降,在下午5時左右開始,並有劇跌現象。 因此,習慣早上開會的企業,不妨改為下班前開,好處是可善用員工戰鬥力最強的早上 時段,加快工作步伐,爭取績效。 另外,由於 「準時下班、不想 OT」是人之常情, 為免影響Me Time 的量,在下班前 一、兩小時開會, 會議節奏自然較為明快,不會拖延症發作,久而久之, 就可練就出「1小時內完成一個有建設性會議」的開會新文化。 

與會人數,以「2個披薩」為基準

很多人都深信「人多好辦事」,但這似乎不適用於一場有建設性的會議。美國史丹福大學(Stanford University)曾就開會人數與效能高低進行研究,結 果發現,如想令一個決策型會議(Decision-Making Meeting)達致高效能目標,讓與會者有充足時間表達 己見,以及消化其他人的意見,人數應介乎6至8人,如 超過這數目,將影響交流質素。 

這一種「會議人數貴精不貴多」的企業管理智 慧,除獲Elon Musk以行動支持,Amazon.com創辦人 Jeff Bezos也是同道中人,他一直認為,人數多的會議 難以令團隊盡情發表見解,不利於公司決策,所以他在 任CEO時,提出了「兩個披薩原則」(The Two-Pizza Rule),認為不論開會抑或工作小組,人數應以「足夠 讓大家吃得飽的2個Pizzas」為標準,因為他認為,當 會議超出這個人數的話,只會你一言我一語,難以控制 時間成本,拖慢議程,對工作效率及生產力會構成負面 影響。惟有將精簡的開會文化變成公司文化,才會對推 動企業及團隊向前,有更大助力。 

此文章引用自 Harper's BAZAAR。如你不欲你的文章出現在我們的網站,請聯絡我們